Bonjour ! Il est temps de penser à l'inscription des nouveaux membres et à la réinscription des membres actuels pour la nouvelle année. Le processus se compose de cinq étapes :
1. Création d'horaires
2. Téléchargez les documents
3. Proposition d'inscription à un groupe manuel
4. Préparation d'un formulaire d'inscription ou proposition d'un formulaire d'inscription personnalisé
5. Partagez votre inscription publique sur les réseaux sociaux
Avant de commencer, il est nécessaire d'ajouter un nouvel horaire aux groupes existants (si le groupe continue de fonctionner) ou d'ajouter un nouveau groupe s'il n'existait pas auparavant.
Étape 1: Créer des horaires
Comment ajouter un nouvel horaire ?
1. Dans la section des horaires, cliquez sur le signe plus (+).
Ajouter les horaires du groupe pour l'année suivante, par exemple (01.09.2023 01.06.2024)
Si vous voulez que les parents puissent choisir un jour, enregistrez les horaires séparément.
Le résultat sera le suivant :
Étape 2 : Téléchargez les documents
Si aucun document ne doit être ajouté à l'inscription, veuillez passer à l'étape suivante.
2.1. Dans la section "Inscription", sélectionnez "Documents d’inscription".
2.2. Attachez les documents que vous souhaitez utiliser.
Une fois que les horaires et les documents ont été préparés et téléchargés, vous pouvez passer à l'étape 3.
Étape 3 : Proposition d'inscription personnalisé
Imaginons que vous souhaitiez proposer à un membre de rester dans le même groupe ou de changer de groupe actuel pour un autre groupe.
Ouvrez la carte enfant et choisissez le nouveau ou l'ancien groupe dans la liste.
Veuillez ne pas modifier l'appartenance au groupe existant, ajoutez-en une nouvelle. Cela permettra de conserver l'historique et facilitera la gestion des données de paiements et de commentaires par le système.
Une fois que vous enregistrez cette nouvelle inscription, le système vous demande si vous souhaitez en informer les parents par e-mail.
Si vous choisissez "Oui", les parents recevront une notification par e-mail dans la langue de communication qu'ils ont choisis.
Étape 4 : Préparation d'un formulaire d'inscription public
Assurez-vous que les groupes que vous souhaitez ouvrir l'inscription pour sont créés et que les horaires sont à jour.
Comment préparer le formulaire d’inscription ?
Imaginons que vous souhaitez ouvrir des inscriptions pour les groupes "Débutants" et "Avancés" pour la période du 01.09.2023 au 31.05.2024.
Voici notre formulaire :
1. Nom -> Inscription 2023-2024
Description :
Chers parents,
Nous sommes ravis d'annoncer l'ouverture de nos groupes Débutants, Initiés et Avancés pour l'année 2023-2024! Notre programme est conçu pour offrir une expérience d'apprentissage complète et engageante pour les enfants de tous les niveaux.
2. Formulaire d’inscription en ligne à partir de : Voici la traduction en français :
Ici, vous devez définir une période pendant laquelle votre formulaire d'inscription sera disponible. Nous allons prendre les jours du 20/04/2023 jusqu'à la fin de l'année prochaine, soit jusqu'au 31/05/2024."
3. État de publication :
Publié - le lien d'inscription sera actif.
Non publié - le lien d'inscription sera inactif.
4. Disponibilité du formulaire
Public – le lien d'inscription est disponible pour les utilisateurs internes et externes, qu'un enfant soit membre du club ou non.
Portail parent – l'inscription ne sera disponible que pour les membres actifs de votre organisation dans le portail parent.
5. Permet d'ajouter un nouvel enfant par le portail parents
En choisissant cette option, un parent pourra inscrire un nouvel enfant via le portail des parents.
6. Groupes cibles
En choisissant cette option, seuls les parents des groupes sélectionnés peuvent voir et inscrire leurs enfants. Cette fonctionnalité peut être particulièrement utile pour un groupe de niveau "Compétition" où les parents peuvent inscrire leurs enfants à des événements spécifiques.
7. Groupes (Inscription de / Inscription à)
Période d'inscription au groupe. Ces dates seront utilisés pour l'inscription au groupe.
Veuillez sélectionner les groupes ouverts aux inscriptions.
8. Documents à renvoyer.
Sélectionnez les documents que vous souhaitez que les parents signent lors de l'inscription de leur enfant à votre organisation
9. Documents pour information.
Sélectionnez les documents que vous souhaitez joindre à titre d'information (par exemple, des dépliants, des horaires, des descriptions d'événements, etc.).
Les deux types d'inscriptions, « Inscription proposée » et « Inscription publique », publiés sur le portail parent seront disponibles / visibles dans la section « Inscriptions ».
Example: Portail parent avec la section "Inscription".
Veuillez conseiller aux parents de visiter cette section pour agir.
Example : Inscription publiée dans portail de parents
Example : Inscription publiée dans portail de parents
La proposition acceptée ne prendra que quelques secondes de leur temps. De même pour l'inscription publique : pas besoin de resaisir le nom ou les coordonnées. Les parents ne doivent choisir que l'enfant et le groupe avec un horaire convenable. C'est tout.
5. Partagez votre lien d'inscription publique sur les réseaux sociaux
Une fois que votre formulaire est enregistré et prêt, vous pouvez copier le lien d'inscription et le partager sur les réseaux sociaux. Le lien peut être trouvé ici : Inscription -> Formulaires d'inscription actifs.
Avant de le partager avec les parents, nous vous recommandons de cliquer sur le lien et de faire un test de remplissage du formulaire. Cela vous aidera à éviter les erreurs et les malentendus.
Si vous avez encore des questions, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@kids.cloud.